Wo sind die Einzelsachakten und wo Fallakten anzutreffen?

Je stärker in einer Behörde Verwaltungsaufgaben im Sinne der Überwachung, Genehmigung oder Antragsbearbeitung wahrgenommen werden, in desto größerem Umfang treten Geschäftsvorfälle auf, die sachlich gleichartig und ähnlich strukturiert sind. Diese werden häufig auf gleichartige Weise bearbeitet und entsprechend ihrem Strukturierungsgrad den strukturierten Vorgängen zugerechnet.
In der Ministerialverwaltung ist aufgrund der sachlich verschiedenen Geschäftsvorfälle und der damit verbundenen unterschiedlichen Bearbeitung eines jeden Vorgangs die Sachakte vorherrschend. Fallakten haben dort oft eine untergeordnete Bedeutung. Demgegenüber sind Einzelsachakten in den nachgeordneten Behörden nur in geringem Umfang vorzufinden, Fallakten hingegen nehmen aufgrund des hohen Anteils von antragsbearbeitenden und genehmigenden, sachlich gleichartigen Aufgaben nach ihrem Aufkommen meistens eine dominierende Stellung ein.
Teilstrukturierte und unstrukturierte Vorgänge gibt es vorwiegend in der Ministerialverwaltung. Der strukturierte Vorgang ist eher in nachgeordneten, fallbearbeitenden Behörden des Verwaltungsvollzugs anzutreffen.