Vorgangsbearbeitung in der Verwaltung
Besonderheit der öffentlichen Verwaltung
Im Kontrast zu einer personenabhängigen und subjektiven Verwaltung wurde in Deutschland sowie in vielen anderen Ländern ein Bürokratiemodell für eine personenunabhängige, objektive und an Regeln gebundene, demokratische Verwaltung geschaffen.
Grundlage sind Schriftstücke und Akten
Die hierfür erforderlichen Grundsätze des Verwaltungshandelns sind die Basis für die spezifische Aufbau- und Ablauforganisation der öffentlichen Verwaltung in der organisatorische Prinzipien wie z.B. der festen, geordneten behördlichen Kompetenzen, der Amtshierarchie und des Instanzenzugs, der Regelgebundenheit und der auf Schriftstücken und Akten beruhenden Amtsführung umgesetzt worden sind.
Grundsatz der Arbeitsteilung
Nach dem Grundsatz der Arbeitsteilung sind die Tätigkeiten in der öffentlichen Verwaltung durch eine festgeschriebene, klare Arbeitsteilung gekennzeichnet. Die einzelnen Aufgaben der Verwaltung sind nach sachlichen Gesichtspunkten abgegrenzt und zu größeren Aufgabengebieten zusammengefasst.
Entsprechend der Gliederung der Aufgaben werden die für diese Arbeitsgebiete notwendigen organisatorischen Einheiten gebildet, so dass Überschneidungen der Arbeitsgebiete verhindert und gleichartige oder verwandte Sachgebiete nur von einer Stelle bearbeitet werden. Um Doppel- oder Nichtbearbeitung zu vermeiden, gilt der Grundsatz, dass jede Aufgabe einem Verantwortlichen zuzuordnen ist. In den Geschäftsordnungen findet dieses Prinzip durch die Forderung, dass jede Aufgabe einer federführenden Organisationseinheit (z.B. Referat oder Dezernat) als tragende Einheit im organisatorischen Aufbau zugeordnet werden muss, seinen Niederschlag.
Beispielsweise findet man in der „Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien“ (allgemeiner Teil GGO I, § 4): „Jede Arbeit in einem Ministerium muss einem Referat zugeordnet sein.“
Grundsatz der Regelgebundenheit
Die Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns kommt in zahlreichen Gesetzen, Erlassen, Dienstanweisungen und Verordnungen zum Ausdruck. Infolgedessen können standardisiert Verwaltungsprodukte und –leistungen angeboten werden.
Dies ist die Grundvoraussetzung für die Gleichbehandlung der Bürger bei gleicher Sachlage. Ziel ist es, auf diese Weise das Verwaltungshandeln an bestimmte Formen, Verfahren oder Ordnungen zu binden und somit zu dessen Vereinheitlichung bei- zutragen.
Vorgangsbearbeitung
Für die Vorgangsbearbeitung sind insbesondere folgende Regeln von Bedeutung:
Allgemeine Geschäftsordnung
Die allgemeine Geschäftsordnung enthält eine grundsätzliche Darstellung der Regelungen des Innenverhältnisses der Verwaltung, nach denen die einzelnen Geschäftsvorfälle unabhängig von ihrem sachlichen Inhalt zu bearbeiten sind. So regelt die „Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien“ in ihrem „Allgemeinen Teil“ GGO I den Aufbau der Organisation und den Geschäftsgang der Bundesministerien verbindlich für alle Ministerien.
Registraturanweisung (RegR)
Als besondere Dienstanweisung ist darüber hinaus z.B. die Registraturanweisung ein Bestandteil der GGO I, welche Vorschriften für die Verwaltung von Schriftgut in der Registratur enthält.
Aktenordnung
Als besondere Geschäftsanweisung zur Regelung einzelner Bereiche des Geschäftsgangs legt die Aktenordnung Grundsätze zur Verwaltung des Schriftguts fest.
Geschäfts- bzw. Aufgabenverteilungsplan
Der Geschäftsverteilungsplan ordnet sachzusammen- gehörige Aufgaben einer bestimmten Verwaltung den einzelnen Organisationseinheiten auf die Art und Weise zu, dass Überschneidungen von Zuständigkeiten vermieden und gleichartige oder verwandte Aufgaben nur von einer Stelle bearbeitet werden.
Aus ihm ist ersichtlich, wer für die Bearbeitung eines Vorgangs zuständig bzw. an dessen Bearbeitung zu beteiligen ist.