Die konventionelle und elektronische Vorgangsbearbeitung

Der Referatsleiter nimmt durch einen Sichtvermerk Kenntnis vom Vorgang, legt Geschäftsvermerke an und leitet den Vorgang an den zuständigen Bearbeiter weiter. Zu jedem Geschäftsvorfall muss eine schriftliche abschließend gezeichnete Verfügung erstellt werden, die bestimmt, wie der Vorgang weiter zu behandeln ist. Diese Verfügung enthält Aktenvermerke, den Entwurf eines Antwortschreibens sowie den weiteren Verlauf bestimmende Einzelverfügungen, wie z.B. „Zur Kenntnis“. Mögliche Schlussverfügungen sind:

• Wiedervorlage (WV). Geschäftsvorfälle, die beispielsweise aufgrund der Einhaltung von Fristen oder des Abwartens eines Antwortschreibens vorerst nicht weiter bearbeitet werden können, sind nach Ablauf der Wiedervorlagefrist erneut vorzulegen.
• Weglegen (Wgl).Weglegen wird bei Schriftstücken von geringer Bedeutung verfügt, deren Aufbewahrung in den Akten nicht notwendig ist.
• Zu den Akten (ZdA). Sachlich erledigte Geschäftsvorfälle sind mit ZdA zu verfügen. Der Vorgang ist zu den Akten zu nehmen.