Was ist eine Akte?

Die Akte ist eine Zusammenfassung von Schriftstücken zu einer Sache oder Einzelmaßnahme, die aus der Bearbeitung entsteht sowie der zukünftigen Bearbeitung dient. Diese Sachzusammenfassung hat sich infolge der sachbezogenen Bearbeitung der Geschäftsvorfälle als Auswirkung der sachbezogenen Aufgabenverteilung (Geschäftsverteilung) in der Verwaltung durchgesetzt. Die in der öffentlichen Verwaltung typische Bildung von Akten steht in enger Beziehung zu der Forderung nach Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns, da der Stand einer Sache jederzeit aus den Akten vollständig ersichtlich sein muss. Akten können entsprechend ihrer Bildung in Sach- und Fallakten unterschieden werden. Die Sachakte ist eine Zusammenfassung zusammengehörender Schriftstücke nach sachlichen (inhaltlichen) Merkmalen. Diese sind in der Regel nach einem mehrstufig gegliederten Aktenplan geordnet und werden als Sammel-, Einzel- oder Sondersachaktengeführt. Eine Fallakte ist Teil einer Reihe verfahrensgleicher Akten, die in großem Umfang auftreten und sich durch ein formales Ordnungsmerkmal (z.B. Name einer Person) unterscheiden. Bei teil- und unstrukturierten Vorgängen erfolgt eine sachaktenbezogene Verwaltung des Schriftguts. Bei strukturierten Vorgängen werden aufgrund des gleichartigen, definierbaren Verfahrens der Bearbeitung meistens Fallakten gebildet.