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Welche Formen des Schriftguts existieren?

Das Schriftgut umfasst Unterlagen, die in einer Verwaltungsbehörde eingehen und zu bearbeiten sind sowie die Unterlagen, die in der Behörde „von Amts wegen“ selbst entstehen. Werden diese für die Bearbeitung der Geschäftsvorfälle benötigt oder während der Bearbeitung erstellt, sind sie als amtliche Unterlagen Schriftgut. In Akten wird das Schriftgut der Vorgänge geordnet zusammengefasst. Sie bilden die tragende Einheit in der Ordnung des Schriftguts. Das nicht in Akten zusammengefasste als sonstiges Schriftgut bezeichnete Schriftgut umfasst

  • aufzubewahrendes Schriftgut (Urkunden, Verträge, Karteien, Pläne, Bildmaterial etc.),
  • als Weglegsachen bezeichnetes Schriftgut, das für die Beurteilung von Rechtsgeschäften, für Entscheidungen, Aktenbeweise und ähnliches keine Bedeutung hat und daher nur kurz aufbewahrt und anschließend ausgesondert wird und
  • nicht aufzubewahrendes Schriftgut, bei dem bereits beim Eingang bzw. beim Entstehen feststeht, dass es für die weitere Geschäftstätigkeit nicht benötigt wird.

 

Was leistet DoRIS?
Durch Ergänzung kann DoRIS auch bei speziell strukturiertem sonstigem Schriftgut Lösungen anbieten. Damit haben Sie die Möglichkeit, auch spezielle Schriftgutbestände wie z.B. Vertragsmanagement, Petitionsbearbeitung oder Personalinformationen in Ihre Vorgangsbearbeitung einzubeziehen.