Aktenlauf zwischen Bonn und Berlin: DoRIS schafft das in Sekunden
Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung besteht ein erheblicher Bedarf an Dokumenten-Management-Systemen, integriert in kompakten Workflow. Vorreiter bei der Modernisierung ist das Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung (BMVBS).
Hier wurde bereits erfolgreich auf elektronische Akten umgestellt. Die Bonner und Berliner Dienststellen kooperieren bei Akteneinsicht, als ob sie im gleichen Gebäude ansässig wären. Jeder Mitarbeiter hat zeit- und ortsunabhängig Zugang zu allen benötigten Informationen. Die hierzu notwendige Software wurde im Rahmen eines Projektes in Kooperation mit der Firma HAESSLER entwickelt. Das Ergebnis dieser Kooperation ist DoRIS, abgeleitet von "Dokument Retrieval und Informations System", einem speziell auf Behördenbedürfnisse zugeschnittenen Dokumenten-Management- und Vorgangsbearbeitungs-System.
In ihm ist die Diensterfahrung des BMVBS und das Wissen der Firma HAESSLER vereint. So entstand eine flexible und ausbaufähige Softwarelösung, die sich bereits bei mehr als 1.600 Benutzern des BMVBS in der Arbeitspraxis bewährt hat. Speziell für die Bearbeitung von Geschäftsgängen wurden einzelne auf das Ministerium zugeschnittene Elemente entwickelt, wie Weiterleitung der Dokumente per E-Mail und die Dokumentation der Bearbeitungsschritte. Vorteil für die Mitarbeiter ist eine einheitliche Bedienung der Vorgangskomponenten in der vertrauten E-Mail-Umgebung.
DoRIS reduziert den Transport von Akten auf ein Minimum und bietet jedem Sachbearbeiter eine komfortable Recherchefunktion unter Verwendung umfangreicher und kombinierbarer Suchkriterien (inklusive Volltextrecherche). Informationen aus integrierten Quellen wie Fax, E-Mail und Online-Diensten können mit gespeichert und recherchiert werden.
Die Papier-Post wird unmittelbar nach Eingang in der Zentralregistratur erfasst und gescannt. Anschließend wird das Dokument per elektronischen Geschäftsprozess an den Empfänger versandt. Es folgt dann die elektronische Bearbeitung des Vorgangs.
Mit dem Ziel, die positiven Projektergebnisse anderen Behörden zugänglich zu machen, wurde DoRIS zu einem Standard-Softwareprodukt weiterentwickelt. Mit drei Ausbaustufen und diversen Erweiterungen ist ein flexibles Produkt für die stufenweise skalierbare Einführung einer IT-unterstützten Vorgangsbearbeitung entstanden. Das BMVBS unterstützt andere Behörden beim Modernisierungsprozess und gibt seine Investitionsanteile am System DoRIS im Rahmen der Regelungen der Kieler Beschlüsse kostenfrei an öffentliche Verwaltungen ab.
Die vorliegenden Zertifizierungen zeigen, dass die entwickelte Lösung den Praxis-Ansprüchen moderner Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung entspricht und eine hohe Akzeptanz findet.