Der Zugriff auf die Dokumente ist normalerweise rechtegesteuert. Das heißt, jeder kann nur die Dokumente sehen und bearbeiten, die seinem Aufgabengebiet entsprechen. Deshalb ist es im Fall der Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Krankheit) notwendig, einen Vertreter einzusetzen. Für die angegebene Zeit hat die Vertretung automatisch die Zugriffsrechte des zu vertretenden Benutzers.

Es können Situationen auftreten, in denen die Benutzer Ihre Vertreterliste nicht aktualisieren können, z.B. plötzliche Krankheit. Daher sollte die Pflege der Vertreterliste züsätzlich in der Verantwortung der Administratoren liegen. Abhängig von den jeweiligen Gegebenheiten sollte der Administrator selbst mindestens einen permanenten Vertreter eingetragen haben.

In der Benutzerverwaltung lassen sich über Parameter die Rechte die in der Vertretungsliste einschränken.