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Die verschiedenen Arten von Vorgängen

Vorgänge sind strukturiert, unstrukturiert oder teilstrukturiert. Bei unstrukturierten Ad-hoc-Vorgängen werden nach Eintreffen des den Vorgang auslösenden Ereignisses oft keine weiteren Aussagen zum Vorgangsablauf getroffen. Unstrukturierte Vorgänge treten vor allem bei Einzelmaßnahmen, die sich in hohem Maße durchihre Neuartigkeit (Erstmaligkeit oder Einmaligkeit) auszeichnen, auf. Die Bearbeitung von Vorgängen erfolgt in der öffentlichen Verwaltung nach umfangreichen Regelwerken und wird regelmäßig von übergeordneten Hierarchieebenen ausgelöst. Ereignisse, die die weitere Bearbeitung des Vorgangs steuern, sind im Vorfeld nur eingeschränkt definier- und vorhersehbar. Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung sind somit, im Gegensatz etwa zu strukturierten Vorgängen in Banken und Versicherungen, prinzipiell teilstrukturiert. Sie sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

  • Der Ablauf der Bearbeitung eines Vorgangs wird von nicht vorhersehbaren Ereignissen beeinflusst.
  • Die Reihenfolge der Bearbeitungsschritte ist nicht abschließend definierbar. Zusätzliche Bearbeitungsschritte können eingefügt oder wiederholt ausgeführt werden. So hat beispielsweise das für die Bearbeitung eines bestimmten Vorgangs zuständige federführende Referat alle nach sachlichen Gesichtspunkten in Betracht kommenden Stellen im Rahmen des Mitzeichnungsverfahrens zu beteiligen (GGO I, § 21.). Diese sind insbesondere bei nicht antragsbearbeitenden Behörden meistens für jeden einzelnen Vorgang verschieden und können sich im Verlauf der Bearbeitung ändern. Geschäftsgangsvermerke vorgesetzter Stellen haben aufgrund ihres Weisungscharakters Auswirkungen auf den Prozess der Bearbeitung eines Vorgangs.
  • Ein Wechsel des zuständigen Bearbeiters oder Entscheidungsträgers ist während der Bearbeitung des Vorgangs möglich. Vorgesetzte können die Bearbeitung eines Vorgangs an sich ziehen oder anderen Bearbeitern übertragen.
  • Aufgrund des Kassationsrechts kann das Ergebnis eines Bearbeitungsschrittes oder des gesamten Vorgangs aufgehoben werden.
  • Innerhalb komplexer Vorgänge können während der Bearbeitung Teilvorgänge gebildet werden, die im späteren Verlauf wieder mit dem Hauptvorgang zusammenzuführen sind.