Template - Advanced Business

 

 

Ad-hoc Workflow im DMS

Leiten Sie Akten, Dokumente oder Vorgänge mit dem DoRIS Ad-hoc-Workflow auf Knopfdruck an die zuständige Person weiter, zeichnen Sie elektronisch mit, fordern Sie einen Fachbeitrag per Mausklick an. Sie können sich dabei elektronisch jederzeit durch einen einzigen Eintrag von Kollegen vertreten lassen. Der DoRIS Ad-hoc-Workflow wird über Ihr Standard E-Mail-System genutzt. Der jeweils nächste Bearbeiter im Workflow erhält eine E-Mail mit einer Information zum Vorgang. Gleichzeitig erfolgt ein Hinweis auf die erwartete Aktion.

Vorgänge in DoRIS können vielfältig eingesetzt werden, z.B.:

  • Statische Geschäftsabläufe
  • Dynamische, offene Geschäftsabläufe
  • „Spontane“ Vorgänge mit nur einem Empfänger für kurzfristiges Zuarbeiten
  • Verteilung der gescannten Eingangspost an den zuständigen Sachbearbeiter – ggf. über den Vorgesetzten
  • Genehmigung eines Antwortentwurfs oder eines internen Dokuments
  • ...


Der elektronische Vorgang funktioniert ähnlich wie der papiergebundene Vorgang:
Der Laufweg wird dabei in einer eigenen Tabelle eingegeben, in der auch die jeweils gewünschte Aktion angegeben wird. Der Empfänger bekommt die möglichen Antworten als Schaltflächen vorgegeben und kann zusätzlich einen Kommentar eingeben. Alle Schritte werden automatisch mit Datum, Uhrzeit und Urheber protokolliert.
Neben diesen gleichen Eigenschaften weisen elektronische Vorgänge in DoRIS besondere Vorteile auf:

  • Der Vorgang kann neben Schriftstücken auch ganze Akten enthalten, diese sind in der Tabelle des Laufwegs in der Spalte Angehängte Dokumente eingetragen und können über den Link geöffnet werden.
  • Die Angaben über den Laufweg und die Erledigungsvermerke werden nicht direkt mit dem Dokument gespeichert, sondern in einem eigenen Vorgangsdokument. Dieses Vorgangsdokument kann zur Dokumentation mit in der Akte abgelegt werden.
  • Jedes Dokument enthält in der Registerkarte Vorgang Verweise auf alle Vorgänge, in denen es enthalten ist.
  • Technisch enthält das Vorgangsdokument nicht die Dokumente selbst oder Kopien davon, sondern lediglich Verweise auf die enthaltenen Schriftstücke und Akten. So wird vermieden, dass verschiedene Versionen eines Schriftstücks entstehen.

Beispiel: Ändert man eine Word-Datei aus einem Schriftstück des Vorgangs, so ist diese Änderung anschließend auch dann sichtbar, wenn das Schriftstück aus der Akte oder aus einer Abfrage heraus geöffnet wird.