Umstellung auf elektronische Akten und Vorgangsbearbeitung in Rekordzeit

Vollausbau mit Ad-hoc Workflow bei 160 Anwendern in 5 Tagen im Staatlichen Umweltamt Lippstadt (NRW).

Die Umstellung einer Behörde auf elektronische Akten und Vorgangsbearbeitung muss weder langwierig noch stressig sein. Das belegen unter anderem die Erfahrungen des Staatlichen Umweltamtes (StUA) Lippstadt aus Nordrhein-Westfalen mit der mehrfach ausgezeichneten und Domea zertifizierten Standardsoftware DoRIS der Firma HAESSLER In nur fünf Arbeitstagen wurde der Vollausbau mit Ad-hoc Workflow für die 160 Mitarbeiter des Amtes erreicht.

Ermöglicht wurde die Umstellung in Rekordzeit dank eines konsequenten und klar strukturierten Vorgehens der Behördenleitung, der bei Mitarbeitern schnell akzeptierten Software DoRIS und der gleichfalls unkomplizierten engen Zusammenarbeit mit der Firma HAESSLER in der Start- und Umstellungsphase.

Nach vierjähriger Suche hatte sich die Leitung des Amtes 2003 für DoRIS entschieden. Alle anderen Alternativprodukte waren als zu komplex, zu teuer und zu anfällig (u.a. externe Projektbetreuung erforderlich) ad acta gelegt worden. Das seit 1994 benutzte Aktenverwaltungsprogramm des Staatlichen Umweltamtes Münster sollte ersetzt werden.

Innerhalb von zwei Tagen im November 2003 wurden die Server, Clients und Scan-Arbeitsplätze installiert, nur ein Tag wurde für den Datenimport benötigt und an zwei weiteren Tagen erfolgte die Administration und Schulung.

Importiert wurden der Aktenplan und sämtliche „Alt“-Akten (30.000 Datensätze). Die Richtigkeit der Importleistung wurde mit der Fa. Haessler getestet. Der abschließende Import und die Umstellung auf elektronische Akten erfolgten in Eigenleistung. Die alte Datenbank wurde abgeschaltet.

Zunächst lief DoRIS auf 50 Arbeitsplätzen. Da bereits nach wenigen Tagen die Rückmeldungen der Kollegen positiv ausfielen, konnte der Ausbau des elektronischen Workflows beginnen – Registratur und Poststellen wurden zusammengelegt. Zwei Dezernate begannen im April 2004 damit. Nach einer kurzen Testphase von zwei Wochen wurde der Parallelbetrieb mit Papier eingestellt, die Akten per Stichtag nur noch elektronisch weitergeführt. Die anderen Dezernate folgten. Seit November 2005 arbeiten alle Abteilungen des StUA Lippstadt mit DoRIS.

Die Lippstädter sind 2006 rundum zufrieden. Vor allem aber sind sie technisch einfach und kostengünstig dank der DoRIS Implementation in ihrem Hause für die Zukunft bestens gerüstet – unter anderem was die notwendige landes- und bundesweite E-Government-Vernetzung betrifft.